【待ち時間を減らすコツ】仕事の手待ち解消のための依頼の仕方

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仕事の手待ち時間が長くて困っている人向けの記事です。

 

仕事は一人じゃ成立しない事が多いので、周りの作業スピードってかなり大きい要素になりますよね。
しかしキーマンである人達が多忙で手が回らないと、結局あなたも巻き込まれて仕事が終わらず困る。

最終的には他部署の業務を自分で吸収して仕事時間が増えるなんて事も起こります。

 

悩み事
  • 周りの忙しさに巻き込まれている
  • いつも提出用の材料が揃わないのでバタバタさせられる
  • それさえなければ楽できるのに

 

待ち時間が長くなるのはあなたの仕事がいつも後ろの方にスケジュールされるからです。
解決するコツは「あなたの仕事からやりたい」と思わせることです。

 

結論から言うと、「簡単なお願いをする」事で、あなたの手待ち時間は短くなります。
依頼する側が動作単位まで分解してあげると、依頼相手のアウトプットスピードが格段に上がるので試してみてください。

 

Twitter:(@Japan_MFG_Tomo

 

【仕事の待ち時間を減らすコツ】簡単なお願いをする

仕事の待ち時間を減らす一番大切な、一番大きなコツが、簡単なお願いをする事です。

 

「3か月後までにコレの設計終わらせておいて」

と言われるのと

「資料のこの部分、ひとつだけ修正してくれる?」

と言われるのでは、後者の方が取り掛かりやすいですよね。

 

仕事のお願いのコツは「とにかく、簡単に」です。

 

「ペン貸して」だったらみんなすぐやってくれる

 

なぜ仕事のお願いの仕方が大事かというと、
例えば同僚に「ペン貸して」って言ったときに
「ごめん、今忙しいから来週また来てくれる?」
とか言わないですよね。

 

この感覚です。

 

「つい、手が動いちゃうくらい楽勝なお願い」

 

これなら、みんなすぐにやってくれます。

 

待ち時間を減らしたい理由:アウトプット待ちのせいで帰れない

最近仕事忙しいですよね。

残業を減らしたいんだけど、中々減らすのが難しい事もあると思います。

 

で、自分の時間の使い方をよく眺めてみると、「人待ち」に費やしてる時間が意外と多い事に気づくでしょう。

 

他の人のアウトプット待ちの時間が減らせれば、残業も減るし仕事も早くなるし良い事が多いです。

 

では、あなたが依頼した相手は今どんな状況ですか?確認してみましょう。
相手を知る事が、相手に動いてもらうための第一歩です。

  • 着手してない
  • 作業の最中
  • やり直しが発生

 

着手してない

思ったよりアウトプットのスピードが思わしくない場合、
仕事に着手していない可能性があります。

 

仕事に着手していない理由が何なのかもわかると、いずれ改善に役立ちます。
ちょっと確認。

  • 日常の業務に追われていて手が付けられない
  • 何をしたら良いか分かっていない
  • 部下に振ったけど、それ以降進捗確認していない

まあ、色々とあると思います。
依頼した人がこなせないなら、その人の周りの人を巻き込むしかないんですが、
ここであなたの当初の依頼の仕方が効いてきます。

 

分かりやすい依頼なら、誰でもできますよね。

 

作業の最中

もし確認したときに作業の途中だったら、特に心配はいらないでしょう。
やり方もわかっていて、とりあえず手を付けている状態なので、
「○○また進捗確認するので、何か困りごとを見つけたら教えて」と言って去ります。

 

作業に取り掛かれる場合は時間さえあれば解決できます。

 

やり直しが発生

意外と多くて厄介なのが、やり直し。

あなたの思った通りのアウトプットが出てこなかった時、やり直しが発生します。

 

やり直しが発生するとスタートからやり直しなので、時間がかかりますよね。
やり直しは、発生させた本人も反省すべきですが、依頼した側も、もう少し良い依頼の仕方があったんじゃないかと、改善の種を見つけるきっかけになるので活用しましょう。

 

要求が明確なら、スピードは上がる

 

あなたはその仕事に対して、どうしたら良いのか?いったい何を求めてるのか?50文字程度で説明できますか?

 

もし要求が明確なら、作業はすぐに取り掛かれるし、
その人が時間的に無理なら他の人に飛ばしてくれるし、
手直しもほぼ発生しません。

 

仕事のお願いは、右から左にではなくて、やり方を設計してパス

右から左に流すだけでもなんだか仕事は進みますが、それだと間にあなたがいるだけ時間と手間の無駄になるので、あなたのいる価値を、ここで発揮するとみんなが幸せになれますよ。

 

 

【待ち時間を減らすコツの前に】あなたの依頼が後回しになってないですか?

待ち時間を減らすためにですが、そもそもあなたの依頼って優先対応してもらえてますか?

 

待ち時間が多い人って、大体後回しにされています。

では、後回しをするのはどんな時でしょう?

 

納期が不明確、不正確

「これお願い!」とは言った物の、いつまでにどのクオリティで出来ていればいいのか不明なら
もう少し待って具体的な情報が出たら取り掛かろうかなと思いがちですよね。

 

急がせるために「明日」「今週!」を連呼する人も、
そのあとのフィードバックがないなら「実は急ぎじゃなかったんだ」とバレます。

 

この場合は、「●月〇日が納期ですが、手直し発生時の余裕時間を残すために3日前にください」
みたいな感じで適切に連絡しておくと良いです。

 

人に聞かないとできないけど、聞く相手がいない

仕事を依頼する相手を間違えたパターンです。
間違えて経験の浅い人に依頼しちゃった場合、その人もまた、人待ち時間に襲われます。

 

仕事はできる限り作業部隊のトップ層にお願いすると、これは回避できます。

 

作業が面倒くさそう、よく分からない

お願いの内容が曖昧だと、「後で聞くか」となり、後回しになります。
作業の手順をフロー化してあげる、絵で説明するなど、ビジュアルに訴えると取り掛かりが早くなります。

 

あとはどのくらいのクオリティだと嬉しいのか、それも伝えると良いですね。

 

待ち時間を減らすコツ:あなたの優先度を上げてもらう方法

仕事の待ち時間を減らすためには、あなたの優先度を上げてもらうのが一番です。

 

方法は2つ。難しくはないです。

  • すぐできそうと思わせる
  • やったらいい事があると思わせる

少し深掘りします。

 

すぐできそうと思わせる

よくある仕事の時間管理術で、「5分以内に終わるタスクは先に片づける」と教えている事が多いので、
5分以内にかたづくタスクをお願いするようにすると、優先度が上がります。

 

全てのお願いを簡単に理解できるように細かく砕いて、
一つずつに完成目安を付けて
それから仕事をお願いすると、取り掛かりが早くなります。

 

やったらいい事があると思わせる

あとは日常的なコミュニケーションも大事です。
嫌いな人、知らない人の仕事はやる気が起きないもの。
さらに「オラ納期だぞ」と高圧的な態度を出すと余計にやる気をそぎます。

  • 友達みたいに仲良しになるのもいいし
  • 仕事で助け合いの関係になるのもいいし
  • 相手を気持ちよくさせてあげるのも良いでしょう。

仕事だと「やって当たり前」の意識が強いのか
「ありがとう、助かりました」と伝える人って少ないですよね。

 

私は
「いつも本当にありがとう、これからもよろしく」
とか、
「いつもありがとう、今回もこんな要求ができちゃった。時間大丈夫かなあ?」
とか、優しめのコミュニケーションを徹底しています。

 

効果的かどうかは分かんないですが、まあそれなりに仕事は回っています。

 

仕事の待ち時間は減らせる

仕事の待ち時間を減らすには、

  • つい手が動いてしまうくらいの分かりやすい内容か
  • 隙間時間にできそうなくらい小さなお願いか

を意識すると良いです。

 

相手の隙間時間に入れるとかなり強いです。
仕事って隙間時間だらけですからね。

 

あとは仲間との人間関係を大事に。
今日も仕事頑張りましょう。

 

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