【仕事が分からない】初めての時は勉強から。最初丁寧に学ぶと後が楽

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初めての仕事に取り掛かる、まだ慣れてない仕事に取り掛かる時の心構えについての記事です。

 

新しい仕事を始めるときの悩みでよくあるのが「何をしたら良いか分からない」だと思います。
私も部署異動や転職で何度も「仕事が分からない」を経験しましたが、なんだかんだでどの部署でも期待してもらえるくらいにはアウトプットが出せました。

 

私はあまり強制的な勉強が好きではないので、仕事の内容は仕事中に解決しています。
本記事では、早く仕事を実務レベルにする方法と、以後の作戦について紹介します。

 

悩み事
  • 仕事が分かんないんだけど、でも家で勉強するのは嫌だ。
  • 仕事の時間中に確実に理解できるようにならないかな?

最初はとにかく時間をかけながら一つずつ丁寧に理解していきましょう。
普通の人がやる時間の3倍かかっても構いません。その場で手順書にしちゃうのがオススメです。

そして負荷の少ない間に再現性を上げておいて、いつその仕事が回ってきてもいいようにしておくと完璧です。

 

コツは「自分の頭に記憶しない事」です。

とにかく外部で記録を残しておくこと。
そうすれば忘れる心配がないので仕事を覚えるスピードが上がります。

さらに、その記録が他の人の教育にも使えるので、そのまま人にお願いする事もできます。

 

Twitter:(@Japan_MFG_Tomo

 

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仕事が分からないのは当たり前。最初は時間をかけても良い

初めてその仕事に携わる時、やり方が分からないのは当たり前です。
「自分はできないんだ」なんて心配しなくてOK。

 

現代の会社のほとんどでは、仕事の専門知識は作業の中から身に付けることができるように仕組化されています。
なので、作業内容を覚えて、背景を理解して、徐々にスピードを上げていけば問題ありません。

 

結論はそれだけ。

 

それだけだとちょっと寂しいので、内容を3つ補足します。

  1. 2回目の仕事は分かって当たり前、早くて当たり前
  2. 疑問点はその場で解決、1回で必ず理解する心がけ
  3. 実際に手を動かしながら手順書を作る【記憶の共有財産化】

深掘りします。

 

2回目の仕事は分かって当たり前、早くて当たり前

会社では仕組みが整っていて、専門知識の有無に関わらずある程度慣れれば誰でもできるようになっています。

 

しかし同時に会社はあなたに2回目以降もゆっくり勉強する時間は与えてくれません。
最初に勉強に関する時間を与えてくれますが、それ以降は戦力として見られます。

 

疑問点はその場で解決、1回で必ず理解する心がけ

会社があなたに2回目の勉強の機会を与えてくれることは多くないので、
2回目以降、スピードと質を上げながらぶん回せるように、一回目にどれだけ情報を整理して理解し切れるかが、あなたのインプット能力を問われるポイントです。

 

もし2回目以降で新しい疑問点が出てきたらしょうがないですが、一回目で出てくる疑問点は必ずその場で解決、理解するように心がけましょう。

 

方法は、メモを取る、これだけです。

 

メモを取ったらあとはそれを清書していつかの自分のために残しておきます。

 

実際に手を動かしながら手順書を作る【記憶の共有財産化】

以後自分が同じ作業をやるならば、こんな順番で仕事を勉強すると良いです。

 

全部で5ステップです。

  1. 話を聞きながら教えてもらったことをメモ
  2. メモを見ながら自分でやってみる
  3. やってみたときに気づいた内容を補足してメモを清書
  4. 写真や動画を混ぜながら手順書にする
  5. 理解が整ったら一般化するためにフローを書いてみる

 

私はこうやって仕事をしながら勉強して、作業を覚えています。
基本的には同じ作業を2回やらないようにしているので、理解が整ったらフロー化して、

 

  • テンプレートを作成する
  • 自動化できないか改善を考える

所までやっています。

 

仕事がわからない間は、周りのスピードは化け物みたいなもん

仕事を覚えたての時は、スピードを求めちゃダメです。
ミスすると仕事が遅いよりももっと大変なので…

 

周りの人は化け物なんだと思って、自分のスピードが遅い事を責めないようにしましょう。

 

他の人のスピードに惑わされてペースを乱さない

周りの人は自分よりも経験が多いとか、その作業に適しているとか、そんな感じでスピードよく物事をこなしていると思います。
あなたとその人は仕事のスピードを競っているわけではないので、他の人を見ながらペースを乱さないように注意が必要です。

 

他人は他人、自分は自分です。

 

スピードよりも「確実に理解する事」の方が大切

仕事を覚えたての人は、仕事の速さよりも、ミスをしない事を期待されています。

そして徐々にあなたのスピードが上がればあなたの仕事がお金を稼ぐようになるので、まずは「確実に理解する事」を目標にするのが良いです。

 

 

仕事が分からない時期はゴールデンタイム

仕事が分からない間っていうのは、実は素敵な時間だって知っていましたか?

 

理由は、

  • 疑問点が鋭い指摘につながる
  • ミスをした時のリスクを洗い出せる

この2つが大きいです。

 

ちょっと深掘りしますね。

 

初めての時だからこそ気づけるリスクがある

初めて仕事をする人は、何が大切で何が不要かよくわかっていません。
勘所やコツと言われるものも知りません。

 

だからこそたくさん疑問が出てきます。
大体ひとり1~2つくらいは、その人の疑問点が鋭い指摘としてのフィードバックになって、改善につながるイメージです。

 

あなたが仕事の勉強を一生懸命することは、あなた自身の仕事への理解を増やすだけでなくて、会社としての仕事の品質をも向上させます。
一生懸命勉強するっていい事ばっかりです。

 

「あれ、どうやるんだ?」は大切な気付きです。

 

仕事を標準化するにあたって、疑問点は潰しておくべきだし、イレギュラー作業を事前に防ぐ必要があります。

 

これってどうしたら良いんだ?というのは、経験や勘によって今まで流されてきた部分である可能性が高いので、
あなたのその質問が会社を救うことがあります。

 

間違えたときの挙動を事前に知る事ができる

初心者にありがちなのが、ミス。

ちょっとしたミスが大きな不具合に繋がる事もあります。

 

仕事を設計した人は完璧だと思っていても、作業する人にとっては意外と穴があったりするもんですよね。

 

そこで、あなたがびっくりするようなミスをすると、事前に洗い出せてなかった危険項目を見つける助けになります。

 

とにかくチャレンジ、失敗を繰り返して経験をためていきます。
あなたの失敗は自分にとってだけでなく、会社にとっても財産になります。

 

仕事が分からないを卒業したら、再現性を確保して進もう

一発目の仕事を大切にして、確実にものにしていく事の大切さは何となくでも伝わったでしょうか?
そしたら次は、仕事の理解の深め方についてチェックします。

 

仕事が分からないというレベルを卒業したら、次は再現性を確保していきます。

チェック項目は以下の3つ

  1. フローは理解しているか
  2. 作業内容は理解しているか
  3. 繰り返し作業は無いか、改善の余地は無いか

詳しく解説します。

 

フローは理解しているか

Aという仕事を頼まれたらこんな感じで進むよな

Bだったらこうだよな

 

こんな感じで、仕事の大雑把な流れをフローとして理解していますか?

フローが理解できていれば、作業の細かい内容は手順書を斜め読みしていけば進められますよね。これで合格です。

 

作業内容は理解しているか

実際に作業をするなら、作業についての理解が必要です。

こう操作したら次はこう

きちんとこんな感じで内容を理解していますか?

 

もしくは会社に手順書は用意されていますか?

もし手順書があるなら、手順書をどう読めば良いのか理解できれば、それで十分です。
たぶんその内勝手に覚えます。

 

もし手順書がなければ、作っておいて、いつでも確認できるようにしておきます。
手順書づくりのコツは、あなたが誰かに仕事を教えるときの教科書にすることです。

 

繰り返し作業は無いか、改善の余地は無いか

もしこの仕事に繰り返し作業など、難しくないけど工数がかかるものがあるなら、改善を考えます。
自動化できなくても、繰り返し作業が少しでも減る、ミスが少しでも減るようになればOKです。

 

繰り返し作業をフロー化出来たら、自動化はほぼ完成

ちなみにですが、繰り返し作業がフローチャート化できるなら、自動化はほぼ完成です。
今はインターネットでツールを作ってくれる人を探せるので、ちょちょっと作業をフロー化できたら、後はお願いすればやってもらえます。

 

今は格安でツールを作ってもらうことができる

 

ココナラって聞いたことありますか?

 

今流行りの「スキルシェア」というサービスなんですが、結構レベルが高いです。
普通に企業で仕事をしながら副業でやってる人も多いんですよね。

 

私は過去にスキルシェアサービスを使って

  • 自分で集めてきたデータを集計してくれるツールの作成
  • データをWebから集めてくるツールの作成

などを発注した事があります。

安いのだと3000円くらいから、高いのでも2万円とかで作れる物がほとんどでした。

作業をフローチャートにできれば、面倒くさい仕事もプロたちが勝手に自動化してくれるので、気になったら一度相談してみてください。

 

相見積もりをとる事もできるので、かなり便利です。

 

ココナラだと、こんな感じのカテゴリから探せます。

何が言いたいかっていうと、あなたが一生懸命やってきて苦しかった仕事は数万円で自動化されちゃう時代なので、ルーティーンワークを頑張るのってコスパ悪いよなって事です。

 

▼下にココナラのリンクを貼っておきますね。

ココナラを見てみる


 

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