仕事ができない人に仕事を振るときにも使える、上手なお願いの仕方

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仕事ができない人に仕事を振るって難しいですよね。

過去の私の職場を思い出してみると、早めに期限を切ったり、他部署なら「自分は関係ない」と切り捨てたりしてることが多いかな?と思います。

 

ただし誰しも最初は仕事ができないもの。
大切なのは、最終的に「あれやっといて」で通じる関係を築き上げる事です。

 

本記事では仕事ができない人に何とか自分の求めるレベルで仕事を進めてもらうための手助けの方法を紹介します。

 

悩み事
仕事は自分じゃできないけど、あの人に任せると遅いしクオリティもあんまりよくない…
自分のペースに合わせて仕事できる人はいないのか?

 

最初から仕事を投げっぱなしにするだけでは中々人は動いてくれないので、頭で考えるより先に手が動くくらいに仕事を簡単化してから依頼して、徐々に慣れさせてあげるのがオススメです。

 

Twitter:(@Japan_MFG_Tomo

 

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仕事ができない人に仕事を振るために考える事

会社でチームで仕事をしていると、メンバーみんなが全員優秀な事って少ないですよね。

 

「みんなが自分よりも優秀ならもっと楽に仕事が進むのに…」
と思っても、そんな「もしも」は中々起きないので、仕事ができない人にも最低限あなたの求めるレベルに到達してもらう方法を考えましょう。

 

この考え方はあなたが上司になった時にもきっと使えるので、頭の片隅にだけでも置いておいてください。

 

確認するものはふたつ

  • 誰の力が必要なのか、どんな作業が必要なのかは明確ですか?
  • 自分でもできるのか、自分じゃないとできないのか、どっち?

少し解説します。

 

誰の力が必要なのか、どんな作業が必要なのかを先に把握しよう

仕事を進めるうえで、一番最初に考えてほしいのが

  • 誰の協力が必要か
  • どんな作業が必要か

のふたつです。

 

時間さえかければ一人でもできるかもしれませんが、お客様も会社も中々待ってくれないので、他の人の協力と、作業への理解が必要です。

 

コツは、「自分でやらない事」を前提に考えることです。

あなたはこの仕事において司令塔として動くので、自分が作業でいっぱいいっぱいになるとチームがうまく進まなくなるからです。

 

自分でもできるのか、自分じゃないとできないのか

仕事をしていると、習熟度の違いなどで「自分でもできる」とか「自分の方が早い」とかいう状況が起こりえます。

 

しかしもし役割分担がされているなら、あなたはアドバイスこそしても良いですが手を出すのは禁止です。
一つ二つの仕事ならあなた一人でもできるかもしれませんが、周りが育たないと10個仕事が来たらゲームオーバーです。

 

「自分でもできる」は注意が必要

あなたがいくら優秀でも、一人でできる仕事はMaxで一人分です。
自分でもできるのか、自分しかできないのかを考えて、
もし「自分でもできる」仕事なら、率先して他の人に任せます。

 

理由は二つ

  • 仕事を任せることで、周りのメンバーの成長を促すため
  • 自分しかできない仕事を標準化するため

 

標準化した仕事が増えれば増えるほどあなたの存在価値は高くなります。
なんとなく、「標準化したら自分の居場所がなくなるんじゃないかな」と感じますよね。
でもこれは違います。

標準化すれば、例外の時に色々相談を受けるだろうし、あなたはもっと難しい問題に挑戦し続ける事になるので、あなたの価値はもっともっと高くなりますよ。

 

仕事ができない人に仕事を振るコツ①:忙しさを気にする

仕事に仕事ができない人に仕事を振るコツの一つ目は、「相手の事を知る事」です。

 

相手の仕事が忙しくて手が回らないなら仕事を振っても終わるわけがないので、結局あなたに降りかかります。

したがって、こんな事を考えてみます。

  • 仕事量が多い人なのか、スピードが遅いだけなのか
  • 人に任せるのがうまい人かどうか

少し深掘りします。

 

仕事量が多い人なのか、スピードが遅いだけなのか

仕事のアウトプットが遅い人にはふたつのパターンがあります。

  1. 優秀だけど仕事が多すぎて順番待ち
  2. スピードが遅くて順番待ち

今回は「仕事ができない人」に仕事を振る方法について考えるので、
スピードが遅い人について考えます。

 

仕事のスピードが遅い人に考えられるのは

  • 要求された仕事の意味を理解していない
  • 仕事の作業にまだ慣れていない

パターンが考えられます。
状況にもよりますが、どちらにしても作業の手順がいまいち思いついていないので、こんな事をしてあげます。

 

  • アウトプットのイメージを視覚化して共有してあげる
  • 作業のフローを作って渡してあげる

仕事の内容に対する理解やスピードアップは後々身についていくので、まずはたくさん経験させてあげてください。

 

人に任せるのがうまい人かどうか

仕事を振る相手が、更に自分の仲間に仕事を振るのが上手かどうかも重要な観点です。

もしうまい人なら気にしなくても良いですが、
もし苦手な人であれば、本人の習熟度が足りなくて仕事が遅い場合と同じように対応してあげます。

 

やり方は同じです。

  • アウトプットのイメージを視覚化して共有してあげる
  • 作業のフローを作って渡してあげる

人に任せた仕事が更に他の人に投げられると、伝言ゲームのように趣旨がずれます。
それを避けるためにアウトプットイメージは明確にしておくのが大切です。

 

仕事ができない人に仕事を振るコツ②:時間に余裕を持たせる

仕事ができない人も、人に聞けばできるかもしれないです。
もし人に聞いてもできないならできる人にやってもらう必要がありますが、
その場合でもまずは時間に余裕を持たせてあげてください。

 

理由は以下の2つです。

  • 忙しい人でも1週間あればアクションを起こせる
  • 急な要件は誰も聞きたくない

ちょっと深掘りしましょう。

 

忙しい人でも1週間あればアクションを起こせる

仕事を振った相手をフォローする人がいたとして、その人がどれだけ忙しくても、
1週間以上あれば何かしらアクションが起こせます。

 

  • 他の人に依頼するのか
  • その人が残業するのか

これが1日とかしかないなら逆ギレされるだろうし、
しない人も余計な残業で辛い思いをさせてしまいます。

 

まあ1週間を基準にすると良いですね。

 

急な要件は誰も聞きたくない

急ぎの要件を言いつけてくる人っていますよね。

  • 明日まで
  • 今日中
  • 至急

 

個人的な感覚ですが、私はこういう人と仕事をしたくないです。
一回二回で、本当に困っていそうなら助けてあげたくもなりますが、
大体こういう事をする人はいつもそうなので、嫌いになります。

 

無駄な反感を買わないためにも、時間は多めに用意してあげましょう。

 

上流との期日交渉はあなたの仕事

1週間の時間を確保するのが社内を円滑に回すためのコツではありますが、
自分の上流工程が全然時間をくれなければ何ともなりません。

 

なので、納期交渉はあなたの仕事です。
仕事の流れをサクッと予想して、1週間なのか、2週間なのか、3週間なのか、必要な時間を交渉してみましょう。

 

仕事ができない人に仕事を振るコツ③:手順を分解しておく

仕事ができる人、できない人、他の人に仕事を振る必要があるとき
どんな時でも、一旦手順を分解するのは一つの良い作戦です。

 

納期交渉の材料にもできるし、
仕事をお願いする時に仕様として材料にできるし、
相手も内容を理解しやすいからです。

 

相手が頭を使わずに内容を理解できるかどうか

仕事を速く仕上げるには、依頼する時に「いかに頭を使わずに理解させるか」を気にすると良いです。

 

「ペン貸して」と同じくらい気楽に頼める内容が理想

と私は言っていますが、ペン貸してって言った返答に「ごめん、今忙しいから明日まで待って」とは言わないですよね。

 

ペンを貸すのと同じくらい簡単だと思わせれば、仕事は早く進みます。
あなたの仕事の設計力にかかっていますね。

 

リマインドする時の材料にする

あなたが仕事をお願いしたときの資料は、リマインドの時にも使えます。

 

もし仕事が終わりそうにない時、依頼した相手の上司に進捗管理をお願いする事になりますが、
その時に上司も「ああ、そういう事ね」と理解できるなら、助けを貰いやすいです。

 

こんな簡単な仕事なのにそんなに時間必要ですか?
と思えるくらい簡単化してあげれば開いても言い訳の余地が無くなるので、仕事が早く進みますよね。

 

その人が他の人に任せるときの資料にできる

もし依頼した相手が一人でやりきれないなら、その人も他の人に仕事を振る必要があります。
その時の材料になるのがあなたの引継ぎ資料です。

 

めちゃくちゃ単純化されていれば、みんなが1日で仕上げてきて、まとめて、アウトプットがすぐ返ってくることもあります。

 

あなたの仕事の依頼の仕方が、全体の進捗を握ってる実感がわいてきましたか?

 

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