仕事が多すぎるとこなせないものが増えてくる。どう解決したらいい?

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1仕事が多すぎるとこなせないものが増えてくる。どう解決したらいい?
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悩み事:

  • 仕事が多すぎるのでこなせない。
  • いったいみんなどうやって仕事をこなしているんだ?
  • 自分だけ仕事がオーバーフローしている。助けてほしい。

 

 

簡単な結論:

「仕事」の定義を明確に、付加価値の高い仕事にフォーカスするとやりやすいです。
つまり、仕事に慣れて大体の流れを掴んだら、あとは仕事を選んで受けれるように体制を整えるのが正解です。

 

 

自己紹介:

この記事を書いている筆者は、過去に頑張り過ぎたあまり「こいつは骨があるな」と謎の評価を頂き社内の最も過酷な部署に異動させられ、何も知らないゼロから仕事をスタートするものの業務量と学習時間のバランスが取れず、日常業務に追われるだけで残業過多で3時間睡眠を続け、最終的に挫折して大手企業を退職した経験を持っています。

一旦挫折はしましたが、1年間充電しながら外国語を学び、今では海外企業で「コストダウン」という名の人員削減に苦しむ部署で業務の最適化サポートを行っています。

 

 

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仕事が多すぎるのでこなせない

あなたは最近、

  • 残業が増えた
  • 失敗が増えた
  • プレッシャーのわりにアウトプットの質が低い

こんな感じの不満や悩みはないですか?

 

残業が増えるだけならまだいいですが、失敗が増えたり質が落ちるのは、どう見ても限界の証拠です。

 

残業が増えた

 

「仕事が多すぎる」と感じる一つのサインが、残業時間の増加です。

 

本来仕事は定時で終わらせるべきだし、残業自体は違法性がある物です。(三六協定によって緩和されますが)
残業が増えたという事は、仕事が多すぎるのでこなせない、まさにその状況を示しています。

 

失敗が増えた

 

仕事が多すぎると100点満点ではこなせないので、どこかで手を抜く必要があります。
手を抜いた箇所がそのまま弱点になるので、手を抜く個所をミスるとそのまま失敗の増加につながります。

 

失敗するとそのまま不具合対応の仕事が増えるので、「こなせた!」と思った仕事は単純に納期を先延ばしにしただけなんですよね。

 

プレッシャーのわりにアウトプットの質が低い

 

仕事が多すぎるとこなせないので手を抜き、不具合が増えて更に仕事量が増え、オーバーフローしてパンクする。
プレッシャーがかかる割にできている仕事って実はほとんどなくて、アウトプットの質が下がるだけなんですよね。

 

このループに陥ると解決は非常に困難で、まさに仕事が多すぎるのでこなせない状況そのものになります。

 

仕事が多すぎるのでこなせない時、どうしたら良い?

さて、それでは仕事が多すぎることが原因でこなせない時、どうやって対処したら良いのでしょうか?

 

方法は3つあります。

  1. 自分の限界を設定しておく
  2. 周りの優秀な人を探しておく
  3. 自分の得意分野で上司に貢献する

 

自分でその仕事をやらなくても良いように、事前に準備しておく事が大切。
特に日本ではみんな他人の事情に鈍感なので、「ちゃんと仕事の結果出すから余計なもの入れないで」って交渉するのはかなり大事です。

 

少し深掘りします。

 

自分の限界を設定しておく

 

こちらの記事でもお話していますが、仕事は頑張れば頑張る程損をします。

「YES」「OK」しか返答できないお人よしには漏れなくその良心を利用する人が出てきます。

 

したがって最も有効な作戦は、自分の限界を予め決めておく事です。

時が経ったら調整しても良いですが、「これ以上やったら本気でキレるよ」という場所でラインを引くのがオススメ。でないと結局なあなあで仕事を受けちゃうので。

 

自分の限界を設定して自分を守るための方法はこちらの記事でも紹介しているのでよかったらどうぞ。

 

【利用されていると感じたら】最初にやる事は、自分の限界を定義する

 

周りの優秀な人を探しておく

 

自分ではやりきれない仕事、でもよく考えると自分じゃなくてもできる仕事がほとんど、棚順に別の人が「やったことない」「やり方がよく分からない」から自分に振ってきている可能性があります。

 

その時に有効なのが、「この人ならできる」というその道の達人を探しておくことです。

 

「こうやって、こうやって、こうやるとこんな答えが出るので、それをアウトプットしてほしい」と手順を示せば相手も「簡単だしすぐ終わりそう」と思って手を貸してくれることが多いです。

 

こんな仕事の頼み方を練習しておくのもお勧め。
人に物を頼むときのヒントはこちらにも書いているのでリンクを貼っておきます。

 

【待ち時間を減らすコツ】仕事の手待ち解消のための依頼の仕方

 

 

自分の得意分野で上司に貢献する

 

自分の仕事がオーバーフローしている時って、意外と「自分じゃなくてもできる雑多な事」に邪魔をされていることが多いです。

 

「本当に自分じゃないとダメなのか?」というのを考えてみると、意外とそうじゃなかったりもします。
もしあなたが自分の得意を把握しているならば、「この分野は任せてください、しかしこっちは専門外で良いアウトプットができないので、業務調整しましょう」とディールを持ちかけます。

 

こちらには「退職届」という武器があるので、いう事聞かない上司には叩きつけてやればOKです。

 

仕事が多すぎてこなせない地獄に陥る原因

仕事が多すぎてこなせない地獄に陥るのには原因があります。

簡単に分けると3つ。

  1. 権限の問題
  2. 能力の問題
  3. 勇気の問題

少し深掘りします。

 

権限の問題

 

自分には他の部署に働きかけるための職位が足りないのにやらなきゃいけない。
そんな時は他部署とのディールが必要になります。

「私はこれをやるからあなたはこれをお願いします。」

 

でも権限さえあれば、「これもあれもあなたの所でよろしくね」で済みます。

 

自分の権限を超えた仕事を受けるのは、余計な仕事が増えるリスクがあるので、気にすると良いでしょう。

 

面倒な交渉事は全部上司に丸投げです。

 

能力の問題

 

自分には十分な能力がないのにパワハラばりに仕事をぶち込まれた場合、当然多すぎてこなせないですよね。

 

そんな問題があるときは上司に業務量の調整をお願いするのが良いです。
聞いてもらえない場合は歯を食いしばって頑張るか、諦めて退くかどちらかです。

 

勇気の問題

 

無謀なことを頼まれたときに、はっきりと「NO」が言えるかどうか、この勇気があなたを救います。
相手も期待していないけどとりあえず頼んできていることも多く、安易にYESと答えると相手に迷惑をかける事もあります。
断る事も誠意だという事を下の記事で紹介しています。

【無理なものは無理】無謀な要求にはNOと断る事もひとつの誠意です。

 

YESというだけが誠意ではないので、何でもかんでもYESと答える癖は気を付けた方が良いです。

 

仕事が多すぎるだけじゃない、キャパオーバーになる理由

仕事が多すぎる以外にも、仕事を進める環境がまずい場合もあります。

 

例えば、

  1. 電話が止まらない
  2. 余計な業務が多い
  3. 締め切り期限が短い

電話は「ごめんなさい、スマホ壊れたので気づきませんでした」とか「席にいません」ですべて回避、余計な雑務は標準を作ってガンガン人に任せる、締め切りが近い仕事は作業日数を確保するように突っ返す。

 

これだけで大方の事は解決できます。

結局はNOと言った後に、どうすればできるかを考えるっていう流れですよね。

 

 

仕事が多すぎる問題は「絶対やらない!」の気持ちで乗り切る

できる人には仕事が集まってきます。
しかし仕事が増えると不幸になるだけであんまりいいことがありません。

 

そんな時に持っておいてほしい気持ちが、「俺は絶対やらないからな」という強い気持ち。
とはいえ「やらない、これは俺の仕事じゃない」というと顰蹙を買うので、こんな事をします。

  1. やるべき仕事と人に任せる仕事を見極める
  2. 相手にはやり方の方向と十分な納期を提示
  3. 仕事は仕組化して自分の所に来ないようにする

 

仕事が回ってくる人は相対的に優秀です。

したがって「何でもできる」という評価のもと何でも降ってきます。

 

自分が付加価値を付けられる仕事なのか、取るに足らない仕事なのかを見極めて取り掛かる事、人にお願いする時は十分な納期を確保したうえでやり方を丁寧に説明する事、後は自分に仕事の依頼が来ないように、その人たちの持っている情報だけで料理が完結するように仕組を作る事、これだけですべて解決。

 

この辺は私も現在社内で指導中の項目なので、悩んでいる人がいたらお気軽に連絡をください。一緒に解決策を考えましょう。

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