時間内に終わらない仕事量、もしまだ効率化が必要なら、集中力がカギ

WRITER
 
この記事を書いている人 - WRITER -

時間内に終わらない仕事量を与えられてヒーヒー言ってる人向けの記事です。
私もしょっちゅう上司からいじめのように仕事を与えられてヒーヒー言ってます。

 

ただしヒーヒー言っても現状は解決しないので、今私が実践している仕事の仕方をシェアしたいと思います。

 

悩み事
  • 仕事の量が多すぎてパニックになっている
  • どれから手を付ければいいか分からない
  • 集中したい時に会議や電話などの外乱が入ってくる

 

これらの悩みは私が前職で経験済みの悩みなので、かなり近い立場で共感できる気がします。

何かやろうとしても自分の時間は与えられず、ストレスで発狂しそうになりますよね。

 

本記事ではそんな忙しいあなたが何とかやりくりして残業時間を減らすための方法を紹介します。

Twitter:(@Japan_MFG_Tomo

 

関連記事一覧

本記事に関連する他の記事も、よかったら一緒にどうぞ。

初めての仕事で戸惑っているなら:【仕事が分からない】初めての時は勉強から。最初丁寧に学ぶと後が楽

他の人から良いように使われているなら:【仕事を振る極意】良い人をやっていたら、仕事は一生終わらない

そもそもの仕事量が多いなら:【仕事が多い】8割の人にとってはこれが原因【ルーティーンワーク】

時間の使い方をもう少し勉強したい:あなたの仕事が遅いと言われる理由とその解決法【優先順位がカギ】

 

時間内に終わらない仕事量、心に余裕はありますか?

何をやってもどうこなしても次から次へ降ってくる仕事。

事前に食い気味に先の仕事をしても何故か休みは増えず…

 

こんな状況であなたの心には余裕はありますか?

 

現状かなりきついと思うので、仕事をする時に
心の余裕があるかどうか
を確認してみてください。

 

自分の集中力の高め方を知っている人は強い

心に余裕が持てると、集中力が上がります。

上手く回ってくると自分で集中力を高めるスイッチを入れることができるようになります。

 

仕事が終わらないのは集中してないのにダラダラ作業に取り掛かってるから、なんて理由もよくあるので、まずは自分の心の声を聴いてみてください。

  • 朝一が集中しやすいのか
  • 夕方が集中しやすいのか
  • 人が多い場所が良いのか
  • 人が少ない場所が良いのか
  • 何をしたら集中を回復できるのか

いろいろ研究する項目があります。

 

時間管理、仕事の順番で集中力を一定にする

個人的にお勧めなのが、時間帯によって集中するのかしないのかを決める方法です。
習慣化できれば意志力を消費することなく集中力を一定にできるからです。

 

例えば私はこんな感じに過ごしています。

朝8時まで:プライベートなメッセージの対応(LINE、Whatsappなど)

朝10時まで:その日の一番やりたかったこと

朝12時まで:それまでにメールで入ってる要件の処理

昼休憩:昼寝は絶対。

昼3時まで:午前の続き

その日の仕事をやり切ったら、自己研鑽orやりたい作業に時間を当てます。

 

仕事は基本的に「いつまでにやる」と事前に決めておいて、
その日に突然入ってきた仕事は理由がなければ翌日以降のタスクにします。

 

その日のタスクが終わったら、翌日以降の分は先食いをしないで、帰宅します。

過去の経験からですが、先食いしたところで早く仕事が終わるわけじゃないのと、集中力が落ちた状態でダラダラ仕事すると残業が増えるだけなので、きっぱり帰ります。

 

大切なのは毎日の一定のリズムです。
その日だけ特別頑張ったら何か良い事が起こるわけじゃないので、
毎日コツコツ進められるようにするのがコツです。

 

時間内に終わらない仕事量でも気にせず散歩しなさい

物凄く危険な事を言ってる気もしますが、仕事が多かろうが何だろうが、一日2回くらいは散歩した方が良いです。
散歩をすると気分がリフレッシュされるので、集中力が回復できます。

 

ダラダラ仕事をするよりも、一発散歩したほうが効率がいい

散歩の一番の理由は、集中の切れた状態でダラダラ仕事するよりもリフレッシュしたほうがいいから。

 

散歩すると凝り固まった身体の隅々に血流が行くような気がして、頭もすっきりするし、眠気も覚めます。
集中が戻ってきたらまた作業に戻るんですが、そうすると何故か作業がめちゃくちゃ捗るのに気づくと思います。

 

歩きながらでも考え事はできる

散歩のメリットは、手と足以外は割と自由という事です。

歩きながら無になれば頭のリフレッシュになるし、ストレスが取れると自然と考え事が始まり、「あれってどうやるんだっけ」みたいに、自然に仕事の効率作戦を考え始めます。

 

そうすると散歩中はただサボって回復するだけではなく、休みながら仕事の頭を使うことになるので、実は効率的だったりします。

 

 

時間内に終わらない程の仕事量なのにメールを確認しすぎ

あとは個人的に気づいた事があって、忙しい人はメールを見過ぎです。
暇なときにメールを見るなら良いですが、忙しいときまでメールを見るのは禁止です。

電話も同様。

 

目の前の大急ぎの業務が終わるまでは一切外部との関係を遮断、作業が終わったらメールを見れば良いです。

メールを見たところであなたの仕事が早くなることは無いし、余計な心配事が増えて集中には悪影響です。

 

メールを見るのは仕事じゃない

就活をしているときに、「先輩社員との座談会」みたいなコーナーがよくあったんですが、決まって出てくるのが「一日のスケジュールを教えてください」という質問。

 

みんな必ず毎朝メールを確認するんですよね。
共通点があって面白いなあと思って聞いていました。

 

でも、最近は考えが変わりました。

メールを見ても何も生まれないので、メールを見るのは仕事じゃない

なので確かにメールを見るのは大切ですが、メールを見過ぎるのは良くないです。

 

 

まずは目の前の仕事に集中

メールを見ると、内容が気になってついつい色んなものを見てしまいます。
が、気づくと10分、20分と時間がたっていて、集中力も切れています。

 

これをしちゃうと仕事の効率が落ちるので、まずは目の前の事に集中

 

忙しいときは夕方までメールを見ません。
やりたいと思った仕事が全部片付いたら、新しくやりたいことを見つけるためにメールを見る感じです。

 

メールは仕事のやる気を削ぐ内容の方が多い

メールを見ちゃいけない最大の理由がこれだと思います。
メールに嬉しくなる内容って基本ないですよね。

  • なんでやってないの?
  • これもやってよね?
  • 急いでやってよね
  • 面倒くさいからあと任せたわ

こんな感じの内容ばっかりで嫌になっちゃいます。
特に私はいま中国で働いているので、送信者のあまりの理不尽際にいつも震えています。
ここまで心が動かされちゃうともう仕事ができないので、メールを見るのはやっぱり禁止!

 

時間内に終わらないくらいの仕事量なら電話は出ない、電話線は抜いちゃえ

仕事に追われている人に最後のアドバイス。
電話は絶対に禁止。

 

私は過去上司に怒られたこともありますが、忙しいときは電話線を抜いてました。

電話に出ちゃダメな理由は、集中が切れるからです。

 

「後にして」と言えない電話は出ちゃダメ

集中しているときに音が鳴るだけで、もうアウト。
集中が切れますよね。

 

更に、「今ちょっといいですか?」はもう最悪。
今良いんじゃなくて、もう「どうでも」良くなったんです。

 

というわけで、アポイントなしの電話は鳴らないように設定するのがオススメです。

 

1分の電話の後、集中状態に戻るのに15分

たった1分の電話なら良いじゃんという気もしますが、昔何かのテレビだったか動画だったかで見たのが

集中が一旦切れてからもう一度戻るのに15~30分かかるらしいという情報。

 

確かに電話に出た後集中は戻ってこれないですよね。

そういう研究結果があるみたいです。

 

うっかり電話線を抜いてしまえ

というわけでおススメするのが、うっかり電話線を抜いちゃうことです。

仕事が忙しい人でよく見かけるのが、常に電話が鳴りっぱなし、人が列をなして待ってるなど、集中とは程遠い状態です。

 

解決方法は無いので、うっかり電話線を抜いちゃうしかないですね。

 

 

関連記事一覧

本記事に関連する他の記事も、よかったら一緒にどうぞ。

初めての仕事で戸惑っているなら:【仕事が分からない】初めての時は勉強から。最初丁寧に学ぶと後が楽

他の人から良いように使われているなら:【仕事を振る極意】良い人をやっていたら、仕事は一生終わらない

そもそもの仕事量が多いなら:【仕事が多い】8割の人にとってはこれが原因【ルーティーンワーク】

時間の使い方をもう少し勉強したい:あなたの仕事が遅いと言われる理由とその解決法【優先順位がカギ】

 

 

仕事の悩みごと、相談してみませんか?

完全プライベートな環境の中でひたすらお話をお聞きいたします。

まずはLINETwitterのDMに連絡ください。
仕事に余裕がある時期はいつでも相談に乗りますのでお気軽にどうぞ。

この記事を書いている人 - WRITER -

Twitter始めました

記事の更新情報、製造業の気になる事などをツイートしています。

よかったらフォローお願いします。

- Comments -

メールアドレスが公開されることはありません。

Copyright© ものづくり王国にっぽん , 2022 All Rights Reserved.