【集中できない!別のことを考えてしまう】仕事が全然終わらない人へ

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困りごと:簡単に終わりそうな仕事が全然終わらない

簡単な回答:「今自分は何に集中しているのか」に注目しよう。
それ以外は一切無視すると、作業のスピードが上がります。

 

仕事に追われてヒーヒー言っている人向けの記事です。
ツールを導入しても、上司の監視が厳しくても、作業の簡略化をしても、仕事の効率が上がらない事があります。

それは集中できないとか、別のことを考えてしまうとか、本来の仕事の速さとは別のところに原因があります。

 

「集中できないなら、集中する環境をつくれば良いじゃん」と人は言いますが、実は職場が一番集中できない場所だったりもします。

 

先日、こういうツイートをしました。

 

集中力にフォーカスして自分の仕事の仕方を組み立てると、意外とうまく行ったりします。

 

今回は、私が前職のときから繁忙期に意識的に行っている集中力アップの工夫を紹介します。

 

 

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仕事に集中できない!別のことを考えてしまう…こんな方法はいかがですか?

私が実際にやっている集中力キープの方法は以下の3つです。
体感では一つ目だけで十分な効果がありますが、2や3と組み合わせると、集中力が長続きします。

  1. 作業に取り掛かる前に作業記録を付ける
  2. 1日の作業はメールも含めてフォルダにぶち込む
  3. 30分~1時間単位で5分くらい散歩する

忙しい時に散歩なんて…と思いますが、ダラダラ疲れた頭で考えるよりも圧倒的に効率が良くなるので、散歩は良いですよ。

 

それぞれについて、少し深掘りします。

 

作業に取り掛かる前に作業記録を付ける

 

個人的に一番簡単で効果があるのが、この方法です。

以前は紙に今日の予定と実施時間を書いていたんですが面倒くさくなり、Windowsのメモ帳を使うところに落ち着きました。

 

▼こんな感じで作ります。(作業内容と時間は適当に書きました)

作業に取り掛かる前に作業記録を付ける

 

メモ帳の便利なところは、F5キーを押すと今の時間を入力できるので、作業開始や作業終了時間をメモ帳で管理できます。

 

1日の作業はメールも含めてフォルダにぶち込む

 

不思議なことに気づいたら始業時よりも夜の方がやる事が増えている事が多いです。
回避策は、「理由なく突発に対応しない」事です。

今日やる仕事は、そのフォルダに入っているものだけです。
新しい作業が入ってきたら、その日程感に合わせて取り掛かる日のフォルダにぶち込みます。

 

メールも同じで、今日返信したいメールだけ、フォルダにぶち込みます。
アウトルックだとメールファイルを保存できるので便利ですよ。

 

もし他のメーラーを使っていて上手にメールファイルとして保存できないなら、PDFで保存するのも一つの方法です。

 

▼○○に「取り掛かる」フォルダを作る

今日取り掛かる仕事フォルダを作って、その日はその仕事が終わったら帰ります。

 

 

フォルダ分けする時のコツとして、
「完了」の日だとバタバタしちゃうので、取り掛かる日を振り分け条件にすると、焦らず済みます。

 

▼フォルダの中は、メール、資料など

取り掛かる作業と内容、その順番を各ファイルやメールに付けておくと作業がしやすい

 

これらの作業が終われば、今日は帰れる!
というモチベーションにするのがおすすめ。インボックスゼロの考え方です。

 

▼完了フォルダにアウトプットを

社内共有サーバーに保存する時間も勿体ないので、一日の仕事は一旦この中にアウトプットする

 

 

完了フォルダに入っているものを、集中が切れてきたときに一気に社内共有サーバーに保存、客先に送付なんて感じにやれば、自分の集中力を上手に活用できます。

 

30分~1時間単位で5分くらい散歩する

 

忙しい時に散歩なんてできないよと思うかもしれませんが、散歩をすると思考力が復活します。

歩いている最中は頭は自由なので、歩きながら考えると、ぱっと解決策が浮かんできたりします。
歩くことに集中すると、実は考える事に集中することになります。

 

ずっと座り続けていると腰が痛くなり、長い間戦えなくなってしまうので、それを回避する意味合いも含めています。

 

 

集中できない人が、極力集中を保つためにできる事

あまり集中できない人が集中力を何とか保つためにできる事、それは「集中する訓練をする事」です。

 

個人的に思うのが、集中力が年々落ちている気がすること。
腰が痛い、おなかがすいた、トイレ行きたい等、色んな理由が自分を集中から遠ざけます。

しかし集中力が突然アップすることは無さそうなので、訓練することで徐々に集中する事を身体に慣れさせます。

 

今集中できなくても、集中しようと努める事はできます。

  • 一つのことを意識する
  • 一つが終わるまで別の作業には手を出さない
  • 作業は30分単位で区切る

こんなルールを作っておくと、突然声をかけられて集中が切れても、30分で復活できるようにスケジュールを組み立てられます。

 

集中できない理由の半分は、外部からの刺激

仕事に集中できない理由の半分は、自分の外にあります。

  • 電話
  • 人の直接の来訪
  • メール
  • スマホの着信
  • 周りの騒音

などなど。
この辺は自分では制御できないので、リカバリーの方法と予防策を打っておくのがおすすめ。

 

  • 電話→受話器が上がってるor電話線が抜けてる
  • メール→メール画面は開きっぱなしにしない
  • スマホ→電源オフ
  • 周りの騒音→耳栓

人の来訪だけは、どうしても避けられないですが…。

でも自分と話すためにわざわざ直接足を運んでくれた人はあんまり無碍にしたくないので、話を聞くだけ聞いてあげるのはアリです。

 

昔は、私は社内の共有パソコンを使って個人貸与パソコンにリモートアクセスすることで、会社にいながらテレワークという形をとって来訪と電話を拒否していました。

 

大企業の方には、割とおすすめの方法です。

興味がある方は「mstsc」で検索すると色々出てきます。

Google検索結果:mstsc

 

仕事が忙しい人にありがちなのが、やはり電話やメールのやり取りに追われてしまうパターン。
メールを見る事や電話に出ることは仕事ではないので、決まった一塊の時間に一気に対応すると集中力を一か所に集めることができます。

 

関連記事:時間内に終わらない仕事量、もしまだ効率化が必要なら、集中力がカギ

 

他の事を考えないように、覚悟を決める

仕事を進めるなら、集中力が最後のカギになります。
集中力をコントロールするためには、覚悟を決めるのが大切。

覚悟とは何か、それは、「今自分はこれをやっているんだ」と強く認識する事です

 

ダイエットや受験の乗り切り方で、壁に目標を貼って毎日意識する方法がありますよね。
似たような効果を狙って、「今取り掛かっている作業以外はすべて画面から見えなくする」のがおすすめ。

 

仮想デスクトップ(田+tab)が意外と便利。

あとは冒頭で紹介したメモ帳を使ったタスク進捗管理も一つの方法です。

各仮想デスクトップに役割を振って、その中だけで作業をします。

 

以上、仕事の参考になれば幸いです。

 

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