【仕事が多い】8割の人にとってはこれが原因【ルーティーンワーク】

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「仕事が多い」と困っている人に向けての記事です。

 

  • 朝仕事のToDoを決めて、作業をしている途中に飛び入りで仕事が入ってくる。
  • 結局定時になっても朝決めた仕事の半分しか終わってない。

こんな経験ってあるあるですかね?
私の昔の職場では毎日がこうでした。

 

酷いときは「定時までに一つも手すら付けてない」という状況もありました。

 

今回はそんな人に向けての記事です。

 

悩み事
  • 仕事が多くてとてもじゃないけどやりきれない。
  • 会社も人を増やしてくれないし周りも仕事のコツを教えてくれない

 

私は今、中国の会社に勤めていますが、仕事量対給料で見ると中国の方がコスパが高いような気がします。
日本では仕事が多いのに給料が抑えられてるイメージです。

 

そこで中国の日系企業と自分のいる中国のローカル企業の働き方の違いを見てたんですが、圧倒的な違いがありました。

 

それが、ルーティーンワークの多さです。

 

忙しい人は結局は似たような繰り返し仕事に忙殺されて仕事が進まない状況になっています。

「時間内に終わらない仕事の解決法」を試してみてから、
「仕事の振り方」の記事を参考にして積極的に人に任せてみてください。

 

「自分じゃなくてもできる作業は積極的に任せるor自動化する」を頭に入れておくと、何かひらめくものがあると思います。

 

Twitter:(@Japan_MFG_Tomo

 

「仕事が多い」は解決できる

「仕事が多い」という状況は、改善できます。
会社が人を増やしてくれないのに仕事が終わらないのは、あれもこれも自分でやろうとしているからです。

 

せっかく会社でチームとして仕事をしているので、みんなで仕事の守備範囲を分けておくと良いですよ。

 

ここでは確認事項として以下の3つを紹介します。

  • 機械的作業は多くないですか?
  • 「依頼の仕方を知らない」から自分でやってないですか?
  • 実は、先輩後輩関係なしに仕事は任せられるって知ってますか?

すこし深掘りしますね。

 

よく考えると機械的作業が多いかも

仕事が多いと苦しんでいる人にありがちなのが、ルーティーンワークに縛られている状況です。

  • 「○○管理表」
  • 「○○点検表」
  • 「○○チェックシート」

などの管理帳票から

  • メールの確認
  • 朝礼、昼礼
  • 定例会議

などのやるたびに何か進捗があるわけじゃないルーティーン等がありますよね。
ルーティーンワークはお金を稼ぐものじゃないので、サボれるものからサボっていくのが良いです。

 

※ただし品質に関わる管理、点検はQC手法として大切にされているので一律に廃止するのはNGです。
なので根拠をもって廃止、または変更にする必要があります。(仕組みによる自動化など)

 

「依頼の仕方を知らない」から自分でやってない?

仕事ができる人から新人まで、本当によくあてはまるのがこのタイプです。
何でもかんでも一人で取り掛かってしまうタイプ。

 

確かに仕事の一通りの流れを知るために一旦自分で経験してみるのもアリですが、同時に人に任せるのも大切なスキルなので、仕事の任せ方を少しずつ練習していくのがオススメです。

 

私は言葉の不自由な外国でも同じように人に仕事を依頼していたので、任せ方については割と訓練できているんじゃないかなと思っています。
そんな私の仕事の任せ方について別の記事で紹介しています。

リンクを下に貼っておきますね。

 

実は、先輩後輩関係なしに仕事は任せられる

上の方でも伝えましたが、仕事はチームでやるものです。
チームの中には上も下もありません。
なので、「先輩に仕事を依頼するのはちょっと、、、」という感情は持たなくてもOK。

野球で例を出してみると、
あなたはピッチャーです。
キャッチャーは先輩です。

 

「ボールを投げるんだけど、先輩に捕らせるのは良くない」と考えて、自分で投げたボールを自分でとりに行きますか?

 

サッカーで喩えてみると、
あなたはキーパーです。
他の選手はみんな先輩です。

 

「何とかゴールを守れた、でも先輩に走らせるわけにはいかない」と考えて、自分でドリブルして相手チームのゴールを目指しますか?

 

どっちも違いますよね。
それぞれ決まった役割があるので、その役割の中で自分の能力を発揮すればOK、先輩の仕事は先輩の仕事です。
あなたがすべて抱える必要は、実はないんですよ。

 

仕事が多い人は任せるのが苦手。仕事の上手な任せ方

仕事が多い人は、総じて任せるのが苦手です。
更に仕事の能力が高い人もこの状況になっている事が多いので、上手な仕事の任せ方を身に付けると、部署の効率が急激にアップする事もあります。

 

方法は以下の3ステップです。

  • テンプレートを作成して、入力だけの機械的作業に変換する
  • 最初は一緒に処理をする
  • 手順書と作業フローにまとめる

詳しく解説しますね。

 

テンプレートを作成して、入力だけの機械的作業に変換する

仕事のほとんどは流れ作業で進むようになっています。
つまり、テンプレート業務です。

 

みんな大体、脳内に自分の型があります。
これを「テンプレートという形」に残す事から始めます。

 

するとみんなの目に触れる形になるので、後は入力作業をしてもらえば求めているアウトプットになるという理屈です。

 

最初は一緒に処理をする

 

とはいえいきなりあなたの脳内を洗い出しても、一発で完璧な型にはなりません。
そこで仕事をお願いする相手と一緒に入力作業をしながら詳細を詰めていきます。

 

一通り回してみると相手も作業の内容が分かるし、自分も改善の方向が見えるようになります。
さらに作業を一緒にやりながら、適宜写真を撮ったり動画に残したりメモに残してあげれば、教えた相手はその通り作業ができるようになります。

 

手順書と作業フローにまとめる

一緒に作業をすることであなたの分身が一人できました。

しかしあなたの分身一人であなたの仕事を全て代替してくれるわけじゃない(完全コピーではなくちょっと手助けが必要)なので、あなたの分身をn倍に増やす仕組みを作ります。

 

これが、手順書や作業フローによる標準化です。

 

するとあなたの分身たちはあなたのやり方の一つを自動で習得してくれます。
これで一つ自動化&人への依頼が完了です。

 

繰り返し仕事は積極的に切っていこう

基本的な仕事はほぼテンプレートに沿って自動で進んでいくんですが、
もしあなたが全てテンプレートに沿ってひたすら作業をしていたら給料が上がりません。
一個の仕事を覚えたら自分じゃなくても仕事が進むようにしておいて、あなたは常に新しい挑戦ができるように準備します。

 

大切なのは、「もう二度とこの仕事をしないぞ」という気持ちです。

 

「もう二度とこの仕事をしないぞ」という気持ち

 

自動化、標準化、改善の基本は、「自分はその作業が嫌いだ」「めんどうくさい」などのマイナスの感情から始まります。
嫌いな仕事を何度も依頼されたらうんざりしますよね。
なので、その予防策として勝手に進む仕組みを作ります。

 

人に仕事を任せる仕組みは上で軽く紹介しました。
自動化はフローや手順書が固まれば自然に取り掛かれるようになります。

 

あなたの能力はもっとレベルの高い仕事のためにある

 

おそらくこの記事を読んでいるあなたは仕事がそれなりにできる人で、向上心の強い人だと思います。
そんなあなたにルーティーンワークばかりをやらせるのは勿体ないですよね。

 

あなたの能力はもっとレベルの高い仕事のためにあると思うので、
高いレベルで仕事ができるように、時間を確保できると良いなと思います。

 

給料を上げる材料はルーティーンワークには存在しない

 

個人的な感覚ですが、「仕事が忙しい」と言っている人で給料の高い人はあんまりいないんじゃないですかね。

 

私の周りでお金持ちな人は、結構遊びに出かけてたり旅行に積極的だったりします。
もしくは常に勉強会に出かけてる等、勉強に熱心なイメージです。

 

給料の大小は「こなした仕事の数×仕事の単価」で決まります。
ルーティーンワークは仕事の単価が低いので、一生懸命こなしても給料が上がらないんですよね。
時間は有限なので、頑張っても頑張っても上限が見えています。

 

したがって、給料を上げるには、「仕事の単価」を上げることがカギになります。。
簡単な仕事は単価が安くて、難しい仕事は単価が高いのは想像つきますよね。

 

上で紹介したお金持ちの友達はお医者さんなので、難しい仕事で稼いでるタイプの人です。
私たち製造業のプレイヤーが給料を上げるなら、「上流工程」で仕事をし続けるのが唯一の方法です。

 

現場のワーカーよりも現場の監督者、現場の監督者よりも管理者
CAD操作よりも構想設計者、構想設計者よりも企画開発とMR

みたいな感じですかね。

手よりも頭を動かす仕事の方が、お給料が高いです。

 

「仕事が多い」の解決策は、作業フローが作れるかにかかってる

仕事が多い問題の解決策は、「仕事の流れを見える化できるか」にかかっています。

  • 最初にマインドを整えます
  • 給料はルーティーンワークでは稼げない
  • 自分はもっと高いレベルで仕事をするべきだ
  • この仕事は、もう二度とやりたくない

この気持ちをもって、仕事を振るための仕組みを設計する癖をつけましょう。
「作業フローにして手順を見える化できるか」が肝です。

 

フロー化できれば自動化できる

作業の流れを頭の中で整理していたら品質が安定しません

スピードもあなたの疲れ具合にかかっています。

 

逆に頭の中のフローを見える化できれば、作業は自動化できます。

人に仕事を任せる

インプットとアウトプットの関係を一対一にする

後は外注するなり自分で勉強するなりして形にしていけばOKです。

 

ツールは外注で安く作れる時代

ココナラって聞いたことありますか?

 

今流行りの「スキルシェア」というサービスなんですが、結構レベルが高いです。
普通に企業で仕事をしながら副業でやってる人も多いんですよね。

 

私は過去にスキルシェアサービスを使って

  • 自分で集めてきたデータを集計してくれるツールの作成
  • データをWebから集めてくるツールの作成

などを発注した事があります。

安いのだと3000円くらいから、高いのでも2万円とかで作れる物がほとんどでした。

 

ココナラだと、こんな感じのカテゴリから探せます。

何が言いたいかっていうと、あなたが一生懸命やってきて苦しかった仕事は数万円で自動化されちゃう時代なので、ルーティーンワークを頑張るのってコスパ悪いよなって事です。

 

▼下にココナラのリンクを貼っておきますね。

ココナラを見てみる


 

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