進捗確認会議が無駄すぎて頭がおかしくなりそう。会議の減らし方

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しょっちゅう設定される無駄な進捗会議の数をとにかく減らしたいと思っている人向けの記事です。

とある調査によると、一人の人が1年間に会議に費やす時間は400時間以上とも言われています。
(参考:https://www.mhlw.go.jp/content/000463185.pdf

 

すべてが大切な会議で、会議が終わるとモヤモヤが晴れて、仕事のスピードが上がる…そんな会議なら良いんです。

 

しかしそうじゃない会議が多すぎる、というかワーカー層の人にとってはそうじゃない会議しかないように感じます。

 

以前こんなツイートをしたことがあります。

 

物凄く会議やが好きでしょっちゅう進捗会議や定例会議を開催するんですが、今まで一度も会議の最中に答えが出たことのないお客様。

なんと、弊社との会議時間のうち最も多い割合を占めています。

 

あまりにも酷いので、「この会議は必要ですか?」と直接問う事も多いです。

 

一度は「資料を作って提出する」という形で進捗会議を減らしたことがあります。

 

でも、1週間たつ頃には忘れて、またすぐに進捗会議を設定しようとするんですよね。

 

 

めちゃくちゃムカつきますよね、私もしょっちゅう怒ってます。笑

 

という事で、私が現在挑戦中、勉強中の「無駄な進捗会議を減らす方法」について情報をシェアしたいと思います。

 

 

Twitter:(@Japan_MFG_Tomo

 

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無駄な進捗会議を減らす方法

 

まずは情報を整理してみましょう。

会議の種類を軽く挙げてみると

  • 朝会、昼会
  • 上司から部下への情報伝達会議
  • とりあえずみんな集まる定例会議
  • プロジェクトごとの進捗確認会議
  • 部下から上司へ情報を伝える報告会議
  • 疑問点をクリアにするための専門会議

などなどがあります。

基本的に一般の社員はこの中のどの会議にも参加する必要がないんですが…
実際は多大な工数をかけてみんな参加してますよね。

 

無駄な進捗会議を減らすための方法は以下の5つのポイントがあります。

  1. 会議を開催しないで済む方法を考える
  2. 必要な会議かどうかをよく吟味する
  3. 誰のための会議なのかを明確にする
  4. 進捗会議を開かないルールにする
  5. 会議を開く前に議題とゴールを明確にする

結局は何でもいいですが、会議を開かなくて済むように報告の仕組みづくりをする事と、会議を開くのが面倒くさいようにすることですね。

 

とにかく会議を開けば何とかなる、会議を開くのが仕事

という状況をなくせればOKです。

 

進捗会議の無駄を減らす開催方法

進捗会議の無駄を減らす方法は簡単です。

「何を話して、何を決めたいのか」を会議の開催者が明確にすることです。

そうすることで、会議は早ければ10分で完了するし、みんなも意見を出しやすい会議になります。

 

コツとしては以下の5つ

  1. 会議で話したい問題、現状、決めたいことを明確にする
  2. 必要な人だけを集めて会議する
  3. 議題は1会議に一つまでに絞る
  4. 会議の中で、ゴールまでの道のり、完了目安、担当者を決める
  5. 会議の前に、会議を終わらせる

問題が明確になっていれば、会議内で話す事、誰に聞けばいいかもはっきりします。

あとは担当者と詳しく話すことで、うまくいけば会議の前に会議が終わってる状態にできます。

 

なぜ、進捗会議が無駄なのか

私は会議は嫌いですが、大切な会議は行うべきと考えています。
進捗会議は本来は「やる必要のない会議」に分類されますが、ひとつ、「締め切り効果」を狙う事がひとつの利点です。
利点は良いつこれだけ。

 

進捗会議が無駄な理由は以下の5つ

  1. 進捗報告の仕組みさえ整っていれば開く必要がない
  2. 業務量が多すぎて、会議が仕事時間を邪魔している
  3. 管理者の管理能力不足が会議を引き起こしてる
  4. 呼ばれる必要のない人まで会議に呼んでいる
  5. 進捗会議を聞いても勉強にならない

私は代表者一人が会議に参加すれば良いと考えています。

そのために必要な情報を関係者から集めて、まとめて、足りない情報は質問して、答える。

 

足りない内容は会議が終わった後に補えばいいじゃないですか。
研究論文を報告する学会でもそんな感じです。
会社の中の会議だってそんなんでいいじゃない。

 

そこで一番大切なのが、「代表者を決めて、権限を持たせること」です。

リーダーが一人決まっていればその人だけで会議中に答えを出しきれるし、すべての情報がそこに集まります。

 

私は中国の会社で働いていますが、中国でも日本でも現状は似たような物で、責任が分散されていることによって情報がバラバラ、会議をしても「担当者不在のため」と言って会議が流れます。

 

これだと開く意味がないので、リーダーをきちんと決めて、会議内で話しきれるようにすることが一番大切だと考えています。

 

無駄な進捗会議をしない会社って何をしているの?

無駄な会議をしない会社では、きちんと会議の問題点を捉えています。

  • 議題が無くてもとりあえず集まる
  • 議題に関係なくとりあえず集まる
  • 忙しい忙しいって、会議が仕事になってる
  • 会議の時間を守れず、1時間2時間を平気で使ってる
  • 議題に対して答えが出ず、結局もう一度会議する羽目になる
  • 内容の価値に対してに資料作りが大変
  • 資料が足りなさ過ぎて内容が薄い
  • 管理者の怠慢のせいで会議を開く必要がでる

などなど。

結局進捗会議の目的って「終わってるか終わってないか」です。

 

現状何パーセントとかどうでもよくて、実物がどうなのか、それだけ。

現場に行けばすぐにわかります。

 

無駄な進捗会議を開かない会社では、管理者が現地現物で進捗を管理していて、全体像と現状を知っているので「会議を開かずともすべてわかっている」んですよね。

 

もし管理者の時間が足りないのであれば、管理が自動でできる仕組みを作るか、管理するためのリーダーを決めればいいので、これもすべてマネジメント能力の問題なのかなあと、思います。

 

Web会議ができるようになってから、会議が増えた

新型の感染症の流行によって、Web会議が一気に広がりましたね。

顔を合わせずともリモートで参加できるので非常に便利である反面、会議好き、電話好きの人がメールやチャットの代わりにWeb会議を簡単に開けるようになってしまいました。

 

会議とは一度に大量の人工時間を使って実施されるものなので、かなりのリソースのぶち込み具合だという事を理解した方が良いです。

1回1時間の会議に10人参加したら、準備時間や回復時間で結局合計で20時間人工を失うことになります。

おそらく20時間仕事したら一人でもその内容は解決できるはずなんですが、会議って本当に必要なのかな?

一度考えてみてほしいと思います。

 

 

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