【仕事を振る極意】良い人をやっていたら、仕事は一生終わらない

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仕事が忙しくて辛い人向けに、仕事を振る方法について紹介します。

 

仕事ってよく見てみるとひとりでも何となくできそうにシンプル化されていますよね。

でも一人でやっていると数をこなせないし残業が減らない、こんな人におすすめの記事です。

 

悩み事
  • お願いしても仕事をやってもらえない
  • ずっと一人で仕事をやり続けてて辛い
  • 周りがもっと協力的なら助かるんだけど…

こんな悩みを抱えていませんか?

 

人に仕事を振るのは実は仕事の中で難しい事の一つです。

仕事を振った相手が仕事を真面目にやらない人、コミュニケーションが上手にとれない人、単純に仕事が忙しすぎて対応しきれてない人など、色んな状況を見極めながら仕事を振る必要があります。

 

自部署の部下が仕事をしないなら人事権発動で何とかなりますが、他部署の人だと上手くいかないですよね。
そんなわけで、本記事では年上年下関係なく他部署の人に仕事を振るときのコツを紹介します。

 

<筆者のプロフィール>

中国の企業にて、日本人よりも圧倒的に仕事を振るのが難しい中国人と仕事をしています。
弊社では、中国人の一般的な文化なのかは定かではないですが、基本上司のいう事しか聞かない人達で構成されています。

 

実際に困っている同僚にしたアドバイスがきっかけで彼の残業が1日2時間→ゼロになったので、他の人の仕事の助けになったら嬉しいなと思って記事にしてみました。

Twitter:(@Japan_MFG_Tomo

 

 

仕事を振る時はこれもセットで覚えておくと良い

仕事を振ると絶対に遭遇する問題があるので、まずは覚悟と準備から。

 

その問題とは、

「期日までにやってくれない」

 

受信の連絡なし、着手の連絡なし、進捗の連絡なし

やってるのかやってないのかもわからないので心配になりますよね。

 

でも、「相手に依頼してから、終わりを見届けるまで」があなたの仕事です。

 

とはいえあなたの手に負えないところもありますよね。
そんな時は上司の手も借ります。

 

3回本人、2回上司、最後に捨て台詞

仕事をお願いする時は、私は基本的に3回リマインド、2回上司に連絡、最後は担当者の移管で完了します。

 

期日までに1週間(5日)あるなら

本人に連絡…1日目、4日目、5日目

上司に連絡…4日目、5日目

5日目の最後に担当者を移管します。

 

ただしアウトプット込みで1週間だと、時には見積もりが甘いせいでやりきれない事もあります。
なので、新規案件や不良による突発以外は、「納期回答までの期日」を1週間に設定すると良いです。
納期さえわかれば交渉の余地も出てくるので、あとは波風が立たないように話す感じですね。

 

仕事を振るときの注意:相手の状況を確認する

仕事をお願いする時は、何も考えずに機械的にお願いするのではなくて、相手の状況を確認するとスムーズに行きます。

仕事は投げたら自動で進むものじゃないので、相手の状況からアウトプットの日を予想しておくとよいでしょう。

 

まずは相手がどんな人なのか、どんな状況なのかを確認しましょう。

  • 仕事ができないのか、やる気がないのか
  • 既読の反応があるかどうか
  • 急いだらできる人かどうか

すこし深掘りします。

 

仕事ができないのか、やる気がないのか

 

仕事は基本遅れてアウトプットが来るものだと覚悟しておいて、遅れたときの対処法を考えるために、事前に相手の性格を把握しておきましょう。

仕事が遅れる理由は以下の3つのうちどれですか?

  1. 仕事が一人でできない
  2. 仕事のやる気がない
  3. 仕事の処理が遅い

 

仕事が一人でできない人に依頼するなら、その人の一つ上の立場の人も巻き込んでおきます。

仕事のやる気がない人であれば、上司を必ず巻き込みます。

仕事の処理が遅い人には、早く進めるためのコツを一緒に伝えます。

 

あとは進捗確認だけしておけばOK。
進捗確認用のツールを作ったので、よかったら見てみてください。

 

 

既読の反応があるかどうか

連絡がマメな人は、助かりますよね。
メール読んだよ、仕事の手配したよ、いつ終わる予定だよ

この連絡をくれる人は軽い感じで進捗確認すればOKなので心配なしです。

 

急いだらできる人かどうか

仕事が多すぎてこなせない人なら、その人の仕事を整理してあげると良いです。
ツールを作ってあげるとか、タスク一覧をまとめておくとか、色々試してみると良いでしょう。

 

仕事を振った後の対応:上司を味方に付けておく

大切なので何度も言いますが、放っておくと仕事は絶対に期日通りに上がってこないです。
まずは心の準備をしておいてください。

 

なので、機械的にリマインドの日を作っておくのも一つの手です。

  • 一週間以上期日を確保
  • 月曜日と週末、翌週月曜日にリマインド
  • 自部署、相手部署の上司から突っついてもらう

 

私が相手をするのは課長や係長クラスの人なので、そのままだと私のいう事を聞いてもらえません。
なので絶対に上司を巻き込んで、困ったら上司に手を出してもらいます。

 

一週間以上期日を確保

仕事をお願いする立場として、「今日中」とか「明日までに」とかって身勝手ですよね。

なので仕事の重要度を見て、最低1週間以上は期日を確保する事を意識しましょう。

 

お客さんとの折衝、上司との折衝、同僚との折衝、時間さえあればみんなやってくれます。

 

月曜日と週末、翌週月曜日にリマインド

リマインドのタイミングは固定してもいいかもしれません。

私は月水金を基本のリマインド日にしています。
急ぎの状況に合わせて頻度を変えています。

 

例えば長い脚で見ている仕事のリマインドは月二回にメールで確認するようにしています。

「今日リマインドが必要だな」というのを分かりやすくするために、仕事用の作業フォルダをこんな感じにしています。

 

定期リマインドフォルダを作って、今日が何日ならメールするかあって感じで気づけるようにしたり、
メールをファイルとして保存して定期リマインドで送るみたいなことをしています。

 

自部署、相手部署の上司から突っついてもらう

 

最初は個人あてに、リマインド時に相手部署の上司を、マジで大切な仕事は自分の上司を入れてメールします。
最後は「僕じゃもう収集つかないので、上司から上司に連絡して突っついてくれる?」と投げたりしてます。

 

基本は下から、「お願いします。本当にありがとうございます。」の精神で。
リマインド時は「連絡くらいしてくれるかな?コミュニケーションしたいんだけどなあ、寂しいなあ」という雰囲気で。
最後は「俺もう知らんからね、勝手にやって。」という強さで。

 

なんで強気になるのかを時系列で追いかけて納得できるようにすると良いんじゃないかなと思います。
この辺は皆さんのコミュ力に合わせてください。

 

仕事を振る時の心配事:音沙汰がない

仕事をお願いする時に心配なのが、「音沙汰無し」ですよね。

  • 連絡は見てくれたの?
  • 取り掛かったの?
  • いつ終わるの?

欲しいのはこういう情報ですよね。
連絡したら絶対納期通りにアウトプットが来る人なら良いですが、みんながみんなそうではないので。

 

無理やりにコミュニケーションをとるなら、こうするのもアリです。
私は相手によって使い分けてます。

  • やり方が分からないなら〇〇までに連絡をください
  • やり方が分かってるけど終わらないだけなら上司に管理してもらう

連絡がない→やり方はわかるので、時間さえあれば完成できる。

アウトプットがないなら後は時間管理の問題なので上司に管理してもらえばOKです。

 

やり方が分からないなら〇〇までに連絡をください

リマインドをする時に、ただ「リマインドです」と連絡すると捻りが無いので、
私はリマインド時に作業手順を細かく指示する、一歩進んだリマインドの仕方をしています。

 

理由はものすごく単純で、自分が話の流れを忘れないように、です。

 

自分はそのメモを見れば思い出せるので、後は相手が理解したかどうかの問題に変わります。
そこで、「ここまでわかりやすく解説したので、わかんなかったらもう一歩踏み込むから連絡して」と言います。

 

私はめちゃくちゃ簡単な作業まで落とし込むので、相手のプライドもあって基本的に速攻で仕事が進みます。

 

やり方が分かってるけど終わらないだけなら上司に管理してもらう

 

やり方さえわかってれば後は時間の問題なので、それはもうあなたの仕事じゃないです。
定期リマインドすると同時に、上司から日程の管理をしてもらうようにお願いをします。

 

 

仕事を振る時は、人間関係を味方に付けよう

仕事を振る時は、事前準備として「あの人の仕事はすぐに終わらせてあげたい」と思ってもらうのがコツです。

  • いつも助けてくれるからなあ
  • あの人と仕事すると楽しい
  • お願いの内容が分かりやすい

みたいな関係もいいし、プライベートで仲良くなっちゃうのもアリです。

 

するとお叱りの連絡も入れやすくなるし、良い事が多いですよ。

 

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