あなたの仕事が遅いと言われる理由とその解決法【優先順位がカギ】

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仕事が遅いと言われる人に向けての記事です。

 

「仕事が遅い」ってどういう意味だと思いますか?
実は「作業するスピードが遅い」っていうではありません。

 

周りを見渡してみるとまともにキーボードで文字打ちできないのに自分より給料もらっている人がたくさんいるじゃないですか。
「作業のスピード」と「仕事の速さ」はイコールじゃないって事がここからわかると思います。

 

仕事の速さを決める物は何か、それは「意思決定の速さ」と「作業フローをの正確さ」です。

確かに昔の上司を思い出すとやり方を教えてくれたし、何かあれば意思決定は彼らがやっていました。

仕事が入ってきたら瞬時に「何をしたら良いか、誰がやったら早いか」を考えられるようになれば、あなたの仕事は驚くほど速くなります。

 

悩み事

何から手を付けて良いか分からない。
気づいたらいつの間にかもう5時になっちゃった。

こんな人におすすめかな?と思います。

 

特に新入社員や、部署異動してきた人に当てはまると思いますが、経験がないために中々仕事が進まないですよね。
「経験さえつめれば」とは思いますが、会社もあんまり時間をくれません。
限られた時間の中で急いで十分な経験を身に付けるための考え方を、本記事で紹介します。

 

Twitter:(@Japan_MFG_Tomo

 

 

あなたの仕事が遅いと言われる理由は「すぐに作業に取り掛かる癖」にある

最初に一つの結論です。

あなたの仕事が遅いと言われる理由は、「すぐに作業に取り掛かる癖」にあります。

 

見切り発車で仕事をスタートすると、あれの締め切り、あれの催促、あれの問い合わせなどなど、さまざまな外乱によって仕事が絶対に終わりません。

 

あなたに2つ質問をします。

  1. 何時間でできるか、どんな作業が必要か、わかってますか?
  2. 周りに自分より得意な人はいませんか?

もしいま即答できないなら、次聞かれたときは即答できるように準備しておくことをおススメします。
少し深掘りします。

 

何時間でできるか、どんな作業が必要か、わかってますか?

今取り掛かっている仕事は、どれくらい時間がかかるか、予想はついていますか?

よく忙しい人の時間術の中でも言われますが、残り時間に対して適切な作業のピースを当てはめることが、専門的なトレーニングをしたりソフトを導入するよりも簡単に効果を出すコツです。

 

例えば朝起きてから出発するまでの時間が1時間あるとしましょう。
寝癖を整えて、顔をきれいにして、着替えて、歯磨きして、ご飯食べて、、、ってやってるとあっという間に出発時間です。

 

この時間に映画を見始める人はいませんよね?
これってなぜですか?

 

それが答えです。

 

例えば、時間が足りなくて一発で見切れないので内容を思い出すのに時間がかかるとか、戻って見直す必要があるとか、そんな理由があるでしょう。

 

60分のピースに映画一本を入れると出発時間に間に合わない。
こんな事が仕事の中では起こりがちです。

 

なので必要な時間を見積もって、適切な時間帯に取り掛かるようにすると良いです。

 

 

その仕事、周りに自分より得意な人はいませんか?

もしこの質問の回答がYESなら、その人にどうやって仕事をお願いするかを考えましょう。
あなたが取り掛かるよりも早いなら、会社にとってあなたにやってもらうメリットはないはずです。

 

あなたしかできないのか、あなたでもできるのか、この見極めは結構大切です。
あとはお願いしたら仕事を進めてもらえるように人間関係を作っておくのが大切ですね。

 

 

仕事が遅いと言われる人は、「優先順位」を意識してみよう

仕事が遅いと言われる人は、タスクが入ったら即取り掛かりがちです。
取り掛かるスピードが速くて、完成も早いならそれに越したことは無いですが、中々難しいですよね。

 

なので優先順位を意識してみると、相手の期待通りのタイミングで仕事のアウトプットをすることが可能になります。

 

考えるべきことは以下のは3つ

  • 自分じゃないとできないか
  • 期日まで近いかどうか
  • そもそもやる必要があるかどうか

具体的な内容についてこれからお話していきます。

 

仕事が遅い人のための戦略①:誰かに任せる物を第一優先

そのタスクは自分じゃないとできないか?というのを問いかけてみてください。
大体の仕事はあなたじゃなくてもできるように最適化されてるはずです。
なので、まずは「誰かにお願いできないか?」を第一に考えましょう。

 

そして誰かに任せるための下準備を第一優先で行って、アウトプット待ちの時間に他の作業に取り掛かるのが効率よく作業を進める方法です。

 

主な理由は以下の3つです。

  • 自分にいくら力があっても、一人じゃ所詮一人分しかできない
  • 専門の部署があるなら、そっちの方が質もスピードも上
  • 時間さえあればみんな何とか協力してくれる

少し深掘りします。

 

自分にいくら力があっても、一人じゃ所詮一人分しかできない

もしあなたが超優秀で、他の人よりも早く仕事をこなせるとしましょう。
しかしあなたがどれだけ頑張っても一人じゃ所詮一人分の仕事しかできません。

 

例えばあなたの力が必要な仕事が3つあった時に、あなたは1人しかいないので、仕事が終わらなくなってしまい、会社にとって大きなマイナスになります。

 

解決方法は、「人に任せる事」です。
こうすることであなたが戦略を立て、細かい事は人に作業をしてもらう。
あなたの脳みそを3つの仕事すべてに活用できるので、上の例だと一人3人分の仕事ができたことになります。

 

専門の部署があるなら、そっちの方が質もスピードも上

大体の仕事は、あなたよりも上手に早くこなしてくれる仲間が社内にいます。
まず「人に任せられないか」を考える理由は、得意な人にそれを代わりにやってもらう事を考えるためです。

 

例えばあなたが一人で仕事を抱えてしまうと、あなた一人が残業過多で、他の人は定時帰りなんて事が平気で起こります。
それを解決するために、他所の部署、他の人にお願いするようにします。
もしそれで依頼先が破綻する用ならそれは会社のマネジメントの問題なので、人を補充してもらうなりしましょう。

 

時間さえあればみんな何とか協力してくれる

会社の中には忙しい部署、暇な部署、色々あると思います。
私も忙しい部署出身なのでよくわかりますが、「今日中に」と言われると断りたくなりますが、「1週間で」と言われると断る理由が無くなります。

 

前もって時間を確保してからお願いすると、なんだかんだ言ってみんな手伝ってくれます。
仕事は抱えず早めに周りにパスするのはかなり大事ですよ。

 

仕事が遅い人のための戦略②:今日終わらせなきゃいけないものを第二優先

優先順位第2位は、急ぎの仕事です。学校と違って、提出期限遅れは命取りですからね。
締め切り当日にタスクを残したことを悔やみ反省しつつ、使える物は何でも使って完成させます。

 

それでもコツは「自分でやらない事」を念頭に置きましょう。理由は、自分が作業に入ると時間管理する人がいなくなるからです。

 

私がよくやるコツは以下の3つの作戦。まあ、「自分でやる」も入っちゃってるんですが。

  1. 上司部下、何でも使って完了させる
  2. 他人の都合に合わせていられないものは最終手段、自分でやる
  3. もし自分じゃできないなら、他部署にお願い回り

深掘りします。

 

上司でも何でも使って完了させる

 

上司が職人気質の場合は上司に作業をやってもらいます。
勝手にクオリティの高いものを作ってくれて、確認するのも上司なので、「作成→承認」の手間を省けます。

 

もし上司がマネージャー体質なら、上司にお願いして周りの人に仕事を分配してもらいます。
「自分一人じゃどうしてもできないんだ」と泣きながらに訴えると自分も仕事したくない上司は積極的に人を集めて仕事を分配してくれます。

 

他人の都合に合わせていられないものは最終手段、自分でやる

 

他の人のスピード感を待っていられない場合は自分でやります。簡単なタスク限定ですが。
ただし動く前に「どう動くか、どの順番でやるのか」を決めて、自分で自分の進捗の管理をするようにします。

 

一人で二人分仕事をしなきゃいけないのでこの方法が一番大変です。

 

もし自分じゃできないなら、他部署にお願い回り

 

自部署で完結できない仕事で、他部署を巻き込んで、さらに急いでもらう必要があるなら、もう自分の時間を捨てて他部署にお願い回りをするしかありません。
ご飯をおごる約束をする、次は代わりに何かを手伝うことを約束する等、何とかして協力を取り付けます。

 

そもそも期日当日まで作業しているのは遅すぎる

 

基本的に期限当日は最終確認の日であって作業の日ではありません。
手戻りも含めて前日までに終わるスケジュールを立てるのができる社員の働き方です。

 

あなたの仕事の見積もり精度にかかっていますが、徐々に精度を高めていけばOK。
無理なものは無理と最初から伝えておき、相手にあらかじめ時間の準備をしておいてもらうのが吉です。

 

 

仕事が遅い人のための戦略③:やらなくても良さそうなものはとりあえず手を付けない

仕事の遅い人の大きな特徴がもう一つありました。
「やるべきかどうか判断しない」事です。

 

お客様からやるように言われたことすべてがやるべきことではないって知っていましたか?

 

やらなくても叱られないなら、その仕事は優先度が低いと判断してOKです。

 

考えることは3つ

  1. 個人の要求か会社の要求か
  2. 突発なのか会社の慣例なのか
  3. どちらの立場が強いのか

ひとつずつ、深掘りします。

 

個人の要求か会社の要求か

要求してきた相手が個人的に欲しいなと思っているのか、会社対会社のなかで必要なものなのか、この見極めは大きいです。
個人の要求であれば無視できます。
理由をきちんと伝えて、やらなくてもように持っていくのが正解。

  • 費用が掛かります
  • 注文が必要です

この辺りは鉄板なので覚えておきましょう。

 

突発なのか会社の慣例なのか

 

突発の要求であれば内容を見て「いつ取り掛かるか」を考えます。
お客様は明日届くのが一番うれしいので、何でもかんでも至急と言ってきます。

 

私の短い社会経験から言うと、「至急」は基本無視してOKです。
私は「至急」と付いたメールは受信日の一番最後の時間に確認する事にしています。精神衛生上のためです。

 

もし会社の慣例での要求であれば、時間を確保してから要求してもらうようにします。
相手が忘れてて短い期限を切っている可能性も大いにあるので、まずは相手に「無理」と伝えるところから始めます。

 

自分の仕事が遅いと自覚している人なら、そうやって自分を守るために時間を確保するところから始めると良いですよ。

 

どちらの立場が強いのか

どちらの立場が強いのかによって、対応の仕方が変わります。

  • 相手の失敗による急ぎなのか
  • こちらの失敗による急ぎなのか

によって、こちらの焦り具合が変わります。

 

もし自分側のミスなら、今回は泣きながら対応してください。

もし相手側のミスなら、時間を確保したうえで一歩ずつ進めてあげると良いです。

 

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